¿Cómo lograr que tus reuniones virtuales realmente funcionen? PUNTO POR PUNTO.

Como hacer que tus reuniones virtuales funcionen

 No es ninguna sorpresa: hoy en día un gran número de colaboradores han tenido que migrar sus operaciones de trabajo hasta sus sillones de casa. Las reuniones virtuales están en boca de todos (y seguirá siendo), incluso, en muchos testimonios de profesionales señalan que “están teniendo más reuniones que antes”. Esto es más que una tendencia, es una necesidad dentro de un mundo imposibilitado de reuniones físicas, entonces, ¿qué podemos hacer para aprovecharlo? 

En este artículo analizaremos punto por punto las diversas etapas de las reuniones virtuales, para que no solo puedas identificar problemas antes de tiempo, sino que seas capaz de solucionarlo, además de aprovechar las ventajas que cada etapa tiene para ti.  

¿Qué tener en cuenta ANTES de tu reunión virtual?  

De acuerdo a Alexandra Altmannconsultora internacional con más de 25 años de experiencia, ““En muchos casos no hay una agenda precisa y no se establece claramente qué se espera que aporte cada persona. Los participantes ven una lista de asistentes en la pantalla, pero no se hace una presentación de los hechos ni se evalúa”.

Es decir, uno de los principales aspectos a tomar en cuenta es la claridad y visibilidad de la información en la pantalla. Por ello recomendamos lo siguiente: 

  • Mantén a todos informadosComparte la agenda de tu reunión cuando envíes invitaciones a reuniones, además, utiliza el chat que te ofrece la plataforma a tu favor y comparte información relevante para tus invitados.  
  • Invita a personas externas a que se unanEn caso tengas algún invitado fuera de tu empresa, necesitas una plataforma que no te ponga ninguna traba en el momento.  
  • Accede a notas y grabaciones de reuniones anterioresEsto es muy útil para que los participantes tengan un contexto claro antes de comenzar la reunión. Aprovecha recursos anteriores, de paso brindas mayor información al respecto. No olvides de centrarte en el tema de la agenda, evitando cualquier confusión.  

¿Qué tener en cuenta DURANTE tu reunión virtual?  

“¿Me escuchan?” Quizás esta sea una de las frases más comunes al inicio de las reuniones virtuales. Si bien es cierto que comprobar el funcionamiento de la tecnología antes de empezar es esencialAlexandra Altmann continúa diciendo que “hay costumbre de echarle a la tecnología la culpa del fracaso de una reunión online.” Acá un par de consejos para dominar la tecnología y hacer que esas reuniones sean productivas e inspiradoras. 

  • Comienza tus reuniones de la mejor manera: Asegúrate de estar cerca a tu conexión de internet, mucho mejor si utilizas cable de conexión ehternet. Además, comienza tus reuniones a tiempo saludando a tus colaboradores. Recuerda que un truco para llamar la atención de tus colaboradores es llamarle por su nombre, así llama su atención y hace que se concentren en la reunión. 
  • Hacer de tu reunión una experiencia personal: La mejor manera de hacerlo es activando tu cámara, pero ¿qué ocurre si el fondo no favorece tu presentación? ¡Tranquilo! Hoy en día hay muchas plataformas que permiten desenfocar el fondo o cambiarlo completamente, logrando que la atención se centre en ti. Incluso, programas de colaboración como Teams te permite utilizar para tus videoconferencias un fondo compartido para que parezca que estás en la misma sala que los demás. 
techcenter reuniones virtuales
  • Comparte contenido al alcance de tu mano y colabora: Al momento de presentar algún informe, compartir tu pantalla será una herramienta muy útil para que todos puedan ver el mismo contenido y se mantengan informados. Además, al día de hoy puedes trabajar en coautoría de archivos en tiempo real, donde podrás ver los cambios y ediciones al momento.
  • Crea una grabación: Es muy importante que grabes la reunión, así aseguras que los recursos puedan ser compartidos en otra oportunidad, además de beneficiar mucho a algún colaborador que no pudo estar presente.

¿Qué tener en cuenta LUEGO de tu reunión virtual?  

  • Comparte las grabaciones y las notas: Para mantener la organización, carga las grabaciones y notas de la reunión en el mismo hilo de reuniones.
  • Chatea con los asistentes: El chat te permite hacer un seguimiento de los procesos de tus colaboradores, además de asegurar que todo haya quedado claro, también es un recurso que pueden aprovechar para realizar preguntas.
  • Programa tu próxima reunión: Lo ideal es hacer esto a cada inicio de mes: programar las reuniones que se darán durante los próximos treinta días, sin embargo, sabemos que en muchas ocasiones las reuniones surgen de improviso ¡No hay problema! Asegúrate de comunicarle a todos tus colaboradores de manera rápida, sin perder tiempo. 

Hagamos juntos, cosas extraordinarias

Cuéntanos sobre tu proyecto

Ir arriba
Abrir chat